まずは、1週間のタスク管理から始めてみる

あなたの24時間はどこへ消えるのか――この連載では、仕事もプライベートも関係なく、今しかできないことをやる方法を伝授します。
今回のテーマは、タスク管理の4つのポイントその3。1月21日発売の『あなたの24時間はどこへ消えるのか』(SBクリエイティブ)からお届けします(毎週月・木曜日更新予定)。

3.タスクを1週間で管理する

わたしは今まで、大まかに当日〜直近の3日先ぐらいの仕事をまとめて管理していました。その方法はさまざまで、当日に取り掛かるプロジェクト名を付箋に記して張り出したり、優先度をつけて一覧できるようにA4用紙に張り出してみたりしました。

でも、仕事というのは朝令暮改がすごく多いですよね。

週の中頃になって「どうしてもお願い」と緊急の作業が降ってきたり、仕様の漏れが見つかったりして終わったはずの内容を再調整しなければいけなかったり。思いもよらない緊急事態で、ちゃぶ台をひっくり返すように予定が狂うことも決して珍しくありません。よって日々の中でタスクの優先度を変更することは日常茶飯なわけですが、これが複数のプロジェクトで同時多発的になってくるとなかなか調整しきれません。公私が混ざれば、いよいよ破綻寸前もいいところでしょう。
そして目の前のことに必死なあまり他のことがはみ出てしまっては簡単ですが、案外その後に調整する仕組みがないという人も多いのではないでしょうか。この状態だと慌てているうちに数日が過ぎてしまって話が流れたり、そのタスク自体が永遠の後回しループに陥ってしまうことも珍しくありません。

そこでわたしはタスクを1週間で管理し「この中で調整をし、すべてを終わらせる」という方針に変更しました。2週間では長すぎてそもそもの想定が狂うことが多いし、1週間より短いと変更やリカバリーが難しいので最終的にこの長さに落ち着きました。

長すぎず短すぎず、物事を進めるにはぴったりの尺が1週間なのです。

月曜を制する者は1週間を制す

わたしは1週間でこなすタスク配分を決めるため、毎週月曜日の朝に30分から1時間ほど時間を取って1日単位のタスク内容を仕分けしています。

まず月曜の朝に、仕事もプライベートもひっくるめた全ジャンルのタスクを満遍なく書き出します。それは開発に必要なデザインを制作することだったり、月末に行きたい日帰り旅行の手配だったり、はたまた英語の勉強だったりと本当にさまざまです。これらを先ほどのジャンルごとに分けて出し切って、いつでも見える場所にストックしています。
抱えているタスクをジャンルごとに書き出していくので仕事でパツパツなのか、雑務が溜まってモヤモヤしているのか、はたまた待ちに待った旅行準備で「嬉しい忙しさ」なのかがハッキリ可視化され、自分の今の状況がありありと浮かび上がると思います。自分の今の「忙しさ」や「目が回る」理由がわかるだけでも意識が変わり、思考もスッキリするのではないかと思います。

大まかなタスクが出揃ったら、次に一つひとつのタスクをざっくり親子に分解しています。一つの親に対し、2〜5つぐらいの子タスクが書けると適切でしょう。それ以上になる場合は、親の概念がちょっと大きすぎる可能性があるので、その際は親を大きく2つに分割し、それぞれ子タスクを書き出してみましょう。

また日々の中でやりたいこと、やらねばならないことを思いついたら、とにかく忘れないうちに全部残しておくというのもとても重要です。案外にも人間は忘れっぽいので、自分の「やりたい」でもすぐに忘れてしまうし、何よりここを見れば「私のやるべきこと、やりたいことがすべてある」という安心感は強大です。やりたいこと、やるべきことをずっと覚えておくというのは案外労力がかかるので、ぜひ脳の外側に労力をアウトソースして補助の役割を担ってもらいましょう。

ブロッカーを確認しよう

さあ、親子でそして公私ともに直近のやりたいことが決まったら1週間の予定にどんどん入れて……といきたいところですが、ちょっとストップ。

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あなたの24時間はどこへ消えるのか

スワン

「いつか時間ができたらやりたいんだよね」 あなたはこれまでの人生で何度、このセリフを口にしたでしょうか。 でも〝いつか〟なんて保障はされてないし、今やりたいことは「二度とやれないこと」になるかもしれない――。 この連載では...もっと読む

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コメント

hrnk192 #スマートニュース 28日前 replyretweetfavorite

nemotch 金曜日は予備日として予定を極力空けるというのは実践しているけど、いろいろ参考になった。 https://t.co/XI3Ota5Bo7 約1ヶ月前 replyretweetfavorite