メールも返信も減らして、即レス地獄から脱却しよう

あなたの24時間はどこへ消えるのか――この連載では、仕事もプライベートも関係なく、今しかできないことをやる方法を伝授します。
今回のテーマは、メールとの付き合い方。1月21日発売の『あなたの24時間はどこへ消えるのか』(SBクリエイティブ)からお届けします(毎週月・木曜日更新予定)。

メールを減らす

SNS中毒と同様に、メール中毒という言葉があります。

毎日何回もメールタブを開いては「何か来ていないかな」と確認したくなってはいないでしょうか。それは取引先からの急ぎの用件かもしれないし、ちょっとうるさいメルマガかもしれません。よりによって、わたしはメールのアカウントが4つもあります。これは何処(どこ)かのタイミングで統合しなければいけないかなとも思っているのですが、仕事用・プライベート用・趣味用などと使い分けているのでなんだかんだ便利なのです。

でも正直、毎日全部を見るなんてかなり時間を食います。でも、あまりメールでのやりとりが頻繁でないわたしにとっての毎日確認は、もしかして過剰なのではと仮説を立てて、あるルールを決めました。

思い切って、メールの確認を週2にしてみたのです。

具体的には「月曜日」と「木曜日」の朝に、それぞれ30分ほど時間をとっています。仕事上の信頼を失うのでは? と思う方もいるかもしれません。もちろんこれは職種によって差があると思うので、個々人で最適な頻度を調整してみてください。

でも実際、わたしが熱心に整理していたのはメルマガやネット通販の決済のお知らせ、そしてログイン通知がほとんどだったのです。これらの処理に、毎日こまめに何回もアプリを開いていたかと思うと本当にばかばかしくなりました。

もちろん仕事に関するメールも含まれていますが、どんなに遅れても数日程度です。ではそれで仕事を失ったかというと、とりわけ支障はなかったのです。見る時は一気に集中して、一斉に確認・返信・不要なメールの削除を行なっています。おかげで見落としや抜け漏れもありません。必要であれば、事前に相手にメールの確認頻度を伝えておけば期待値の調整もできます。さらに、必要な人には緊急用に電話番号を渡してあるので、かけてもらったほうが早いです。それよりもっとバンバンやりとりをしたいという人がいれば、それはメールではなくSlackなど別のツールに移行したほうがよいでしょう。

常に「本当にメールでやりとりするしかないのか」と前提を疑いつつ、受信ボックスの奴隷になるのはもうやめましょう。


返信を減らす

昔は手紙を書いて「返事が楽しみだなあ」とは思うものの、投函してすぐに「返事が遅い」なんて思うことはなかったと思います。手紙を書くのはなかなか骨が折れるし、配達には物理的に時間がかかるし、何より「今何してる?」とか絶対に書くこともなかったでしょう。たくさんの伝えたいエピソードをしたため、練りに練った文章の推敲(すいこう)をしたものです。

それに比べ、今や5分でメッセージが返ってこないものなら「何してるんだろう?」と相手のSNSの更新がないかチェックしたり、家に帰っても「あの件ってどうなってたっけ?」と同僚からひっきりなしにメンションが飛んでくる時代になりました。地球の裏側にも、1秒かからずメッセージが届くのですから、便利なような、恐ろしいような時代です。

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あなたの24時間はどこへ消えるのか

スワン

「いつか時間ができたらやりたいんだよね」 あなたはこれまでの人生で何度、このセリフを口にしたでしょうか。 でも〝いつか〟なんて保障はされてないし、今やりたいことは「二度とやれないこと」になるかもしれない――。 この連載では...もっと読む

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