わかりやすい伝え方法則 【第12回】わかりやすい文章を書くためには?

今回は、<文章編>です。わかりやすい文章を書くために気をつけるべき7つのポイントをお伝えします。これらのポイントを押さえるだけで、いつも文章が小難しくなってしまう人が、よく陥いる癖を避けることができます。知っていればすぐに活用できる「手軽なテクニック」ですので、ぜひ、意識して使ってみてください。

今回は、<文章編>です。わかりやすい文章を書くために気をつけるべき7つのポイントをお伝えします。

これらのポイントを押さえるだけで、いつも文章が小難しくなってしまう人が、よく陥いる癖を避けることができます。知っていればすぐに活用できる「手軽なテクニック」ですので、ぜひ、意識して使ってみてください。

ポイント1) 言いたいことをストレートに書く

文章をわかりやすくしたければ、「言いたいことをストレートに書く」ことが重要です。日本語では、少し回り道をして柔らかく表現することが「よし」とされていることもあります。ですが、文章ではそれが「わかりづらさ」の原因になります。

たとえば、こういうことです。「結論はAになった」という説明をする時に、「Bの可能性もあったが、結局Cになりそうな雰囲気でも進んでおり、最後はAになった」と表現すると、聞き手はどう感じるでしょうか?スムーズには理解できないでしょう。

また、「私はXだと思う」と主張すべきところを、「私は、もちろんYの可能性も否定できないと考えてはいるが、いろいろと調査をした結果で、やはりZかな、とも感じるようになってきたが、Xだと思う」と表現すると、聞き手は混乱します。「結局、YとZは違うの?Xが結論でいいの?」と感じてしまいます。

なぜこのような紛らわしい文章になってしまうのか? それは、説明の中に「私情」や「注釈」を入れすぎているからです。次の文章を見てください。

私が立ち上げているビジネスは、インターネットを使った全く新しいサービスです。新しいと言っても、100%オリジナルではなく、既存のサービスからヒントを得て、改良を加えたものです。
もちろん誰もが思いつかない発明のようなものができればいいですが、そんなものは100年に数回起こるかどうかの非常に難しいものですからね。このサービスは数年間で年商100億円の売上に成長する可能性があります。もちろん、今は立ち上げ期ですから、まだ売上はほとんど立っていません。でも最初はどんなビジネスでもそうだと思います。

この中で、「既存のサービスからヒントを得て・・・」という箇所は必要がありませんし、「立ち上げ期だから今は売上が立っていない」というのは、誰もが分かることです。

「新しいサービスで大きなビジネスになる可能性がある」ということを強調したいのなら、はっきり「新しいサービスで、年商100億円も目指せます」と言い切るべきです。

物事を説明していると、反論を恐れたり、詳細の説明がしたくなることがあります。しかしその結果、どうしても「入り組んだ表現」になり、説明の質を低下させてしまいます。

「入り組んだ表現」ではなく、「ストレートな表現」ができるようになる方法を、いくつか紹介します。これらのテクニックを意識すると、嫌でも表現が「ストレート」になります。

【注意点】文章に私情や注釈をやたらとはさむと、文章がわかりづらくなる!

ポイント2) 文章を短くする

ひとつの文章は短くすべきです。一文が長いと、そこにいろいろな要素が含まれるので、話が分かりづらくもなります。

そのことを実感していただきましょう。次の文章を読んでください。

先週、大学時代には理系科目を選択していたのに、社会に出た後は、その技術や知識を一切使わずに仕事をしている友人となかなか予約が取れない有名店に会社を早くあがって早めの時間帯で食事をしに行った。

一読して、分かりづらいことは納得できますね。

この文章は、もっと短くできます。短くするとこうなります。

先週、大学時代の友人と食事をしに行った。行ったのは、予約がなかなか取れない有名店だった。会社を早く上がって、早めの時間帯に行った。この友人は、学生時代は理系科目を専攻していた。でも、今はその知識や技術を一切使わない仕事をしている。

こちらの文章の方が圧倒的に分かりやすいですね。

文章を短くすると、多少稚拙に見えることがあります。でも、説明文の場合、目的は、格調高い文章にすることではなく、「分かりやすく情報を伝えること」です。だから、それでいいのです。慣れてくれば、長めの文章でもすっきり見せることができるようになります。それまでは、短い文章で、伝えたいことを確実に伝えることを心がけましょう。

【注意点】"見栄え"を気にすると、文章が長くなり、わかりづらくなる!

ポイント3) ひとつの文章に、言いたいことはひとつだけにする

「一文を短くする」ということと合わせて、注意しなければいけないことがあります。それは「ひとつの文章には、言いたいことをひとつしか入れない」ということです。一文の中に、「言いたいこと」を複数詰め込むと、結局何が言いたいのか分からなくなります。

その例として、こういう文章があります。

今月のプロジェクトの成果を振り返って感じることは、市場環境が悪化したとはいえ、競合他社が新製品を発表してどんどん勢力を拡大しつつあり、一方でなんといっても業界大手だったX社が廃業に追い込まれるという事態を見て、世の中のスピードがますます速くなっていっているという実感は持たずにはいられませんが、売上が目標まで届かなかったことは悔しくて、自分たちの反省としなければいけないということです。

分かりにくいですね。

この一文の中で説明者が言いたいことをまとめると、次の3つに箇条書きできます。

・市場環境が悪化したとはいえ、競合他社が勢力を拡大している
・今まで業界最大手だったX社が倒産して、業界再編が加速していることを実感している
・今月の業績を振り返ると、売上が目標まで届かなかったことを反省しなければいけない

いかがでしょうか? 前者より、後者の方が言いたいことが伝わると思います。

前者では、説明者本人が、頭に思いついたことを、そのまま並べているだけです。
これでは、何が言いたいのか分かりませんね。

【注意点】いいたことがたくさんある場合は、「。」で区切る!

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