イラッとされない　ビジネスメールの最新マナー

赤いアンダーライン ＝「構造」のポイント
青いアンダーライン ＝「相手」のポイント
緑のアンダーライン ＝「語感」のポイント

　仕事で使用する主なコミュニケーション手段の1位はメール。日本ビジネスメール協会の調査によると、97％の人が仕事で使用している。

　もはや言うまでもないが、電話のように相手の仕事を中断しなくてよく、記録を残せるのが特徴だ。

　ただしメールも万能ではない。正しく使わないと、思わぬところで相手をイラッとさせる。

　なにしろ、メールは受け取った人によって、好き勝手に理解されるコミュニケーションツール。顔の見えないコミュニケーションならではのトラブルもある。

　対面や電話のように、表情や声でニュアンスを感じながら、軌道修正ができない。そのため最初から曖昧さを残さず、きっちりと必要事項を伝える必要がある。

　だが、これが意外に難しい。実際、メールの不安の1位が「正しく伝わるか」で、メールで不快に感じたことの1位は「必要な情報が足りていないこと」である。情報が不足していると、相手と何度もやりとりをする羽目になり、相手の時間を奪うことになる。

　イラッとされても、多くの場合、相手は指摘してくれない。メールでも、本連載のテーマである「構造」「相手」「語感」を意識して書く力をアップさせていこう。