イラッとされない ビジネスメールの最新マナー

【構造を意識する】
基本を押さえたメールで、相手の信頼を獲得する

赤いアンダーライン =「構造」のポイント
青いアンダーライン =「相手」のポイント
緑のアンダーライン =「語感」のポイント

 仕事で使用する主なコミュニケーション手段の1位はメール。日本ビジネスメール協会の調査によると、97%の人が仕事で使用している。

 もはや言うまでもないが、電話のように相手の仕事を中断しなくてよく、記録を残せるのが特徴だ。

 ただしメールも万能ではない。正しく使わないと、思わぬところで相手をイラッとさせる。

 なにしろ、メールは受け取った人によって、好き勝手に理解されるコミュニケーションツール。顔の見えないコミュニケーションならではのトラブルもある。

 対面や電話のように、表情や声でニュアンスを感じながら、軌道修正ができない。そのため最初から曖昧さを残さず、きっちりと必要事項を伝える必要がある。

 だが、これが意外に難しい。実際、メールの不安の1位が「正しく伝わるか」で、メールで不快に感じたことの1位は「必要な情報が足りていないこと」である。情報が不足していると、相手と何度もやりとりをする羽目になり、相手の時間を奪うことになる。

 イラッとされても、多くの場合、相手は指摘してくれない。メールでも、本連載のテーマである「構造」「相手」「語感」を意識して書く力をアップさせていこう。

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週刊ダイヤモンド 2019年12/21号 [雑誌]

ダイヤモンド社,週刊ダイヤモンド編集部
ダイヤモンド社; 週刊版
2019-12-16

この連載について

初回を読む
伝える! 震わす! 書く力。

週刊ダイヤモンド

現代は、メール一本、プレゼン一発で、仕事の受注や重要事項が決まる。文章の書きかた一つで、会社員としての運命が変わってしまうのだ。もはや、すべてのビジネスパーソンにとって、文章で「分かりやすく正確に伝える力」「相手を動かす力」、すなわち...もっと読む

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