ビジネスにおける文章の最大の特徴は、「読む相手がいる」ことだ。「自分のビジネスを成功させたい」「業務をスムーズに進めたい」「問題を解決したい」──。

Malte Mueller/gettyimages

　相手はそういう動機を持ってあなたの文章を読む。つまり、これらの答えやヒントがあなたからの伝達に含まれているのではと、期待しているのだ。そのことをあなたは普段、どのくらい意識しながら文章を書いているだろうか。

ビジネス成功のカギは相手への配慮

　国立国語研究所の石黒圭教授は、ビジネス文章を「書かれた話し言葉」と表現する。

　例えば新聞や論文、レポートは、書き手が直接、読み手に向かって語りかけることはほとんどない。書き手が調べた内容を、関心を持った読み手が一方的に「鑑賞」するためだ。

　しかし、ビジネス文章は、書き手が読み手に宛てて書いたもの。書き手と読み手の対話が成立している。話し言葉を文章に書いているようなものだ。そう考えると、ビジネス文章は、相手との人間関係が非常に重要といえる。

　書き手と読み手との間には、論理的な情報だけでなく、感情の交錯が必ず付きまとう。「相手への配慮」が、ビジネスを成功に導くカギとなることを、あらためて意識しなければならない。

　以下に意識すべきポイントを一つずつ解説していこう。