「 少し、たくさん、すぐ」といった言葉で信頼を失うこともあります

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すぐに仕事の能率を上げられる、即効性のあるテクニック。
それは相手からの信頼を勝ち取るとる方法と、アポを的確にとる極意です。
今回も、読んだらすぐに実践してみてください

具体的な言葉で信頼を勝ち取る

段取りをする上で、上司や同僚、ビジネスパートナーとコミュニケーションを取るときに、
ついつい抽象的な言葉を使っていませんか。

「すみません、少し遅れます」

「まだ在庫はたくさんあったと思いますよ」

「会社に戻り次第すぐ送ります！」

と言われても、少し、たくさん、すぐ、といった言葉は抽象的で、はっきりわかりませんよね。

「５分遅れる」となれば、ここで待っていようかという判断もできますし、20分の遅れであれば駅前の書店で気になっていた本のチェックができるかもしれませんし、いくつかのメールの返信にその時間を当てられるかもしれません。「たくさん」というのも具体的ではないですよね。きっとあなたと相手の頭の中で描いているイメージは違うはずです。

「戻り次第すぐ」という言葉も抽象的で、そもそも相手はあなたが何時に帰社するか、知らないでしょう。例え知っていたとしても、知らないことを前提に伝えることで相手から信頼を得ることができます。

ここで大切なことは相手にも段取りがあるということです。

抽象的な伝え方では段取りを考えづらいのです。相手の立場に立って考え・伝えることは、円滑に仕事を進めていく上ではとても大切です。常に具体的な伝え方を意識しましょう。抽象的な言葉は、相手を不安にさせたり、イライラさせたり、ときには大きな誤解につながってトラブルに発展するということすらあります。

そして、たいていの場合、形容詞や副詞がその原因となっています。

形容詞というのは「長い」「高い」「面白い」のように名詞を修飾する言葉。副詞は「たくさん」「すぐに」「早く」のように動詞や形容詞、文などを修飾する言葉です。

これらの言葉は人によって捉え方が違います。もちろん日常で友人と話す分には抽象的な言葉を使うことも全く問題ないと思いますが、ビジネスにおいては特に数字は重要な要素ですから、数字化して伝えられるようにしましょう。

「たくさんの人が参加しました」➡「１００００人の人が参加しました」

「みんな賛成していますよ」➡「１００人中74人が賛成していますよ」

「少しだけここで待っていてもらえますか」➡「３分ほどここで待っていてもらえますか」

場合によっては、相手が抽象的な言葉で仕事を依頼してくることもあるでしょう。そのときはすかさずその場で確認したいものです。

「来週の打ち合わせの資料、早めに送ってくれる？」

と上司に言われたときに、きっとその「早め」という言葉の意味は自分の感覚とは違うものだ、という前提に立って質問しましょう。

「明日の10時までに送ればいいですか？」

この質問であなたは信頼を得ることができます。なぜならば、「10時までに送ってくる」という前提に立って、上司は他の仕事の段取りを組むことができます。「早めと指示してあるのに、一体いつになったら送ってくるつもりなんだろう」と心配する必要もありません。

その資料の準備ができて、「さあ上司に送ろう」と思っていた矢先に「あの資料まだなの？」と言われる心配もなくなりますよね。

私は、大学生のときには経済数学で26点を取ってしまったほど、数字が苦手でした。しかし、テキパキ仕事をこなしている方の会話を聞いていると、数字をベースとした話が多く、それが説得力や安心感につながっていると気づきました。それからは抽象的な話し方ではなく具体的に伝えることを意識していますし、何より「明日の10時までに送りますね」と言うことで締め切り効果も働いて、自分の段取りが良くなる効果もうまく活用しています。

抽象的な言葉を使うことがいけないわけではありません。

ただ、それを具体的に伝えるには、どうすればいいかを考えるクセをつけてみてください。
コミュニケーションが円滑になって、段取りもうまくいくようになるはずです。

～Be specific～　具体性を心がける