まずは頭の中をすっきりと整理することから始めましょう!

偏差値30台の問題児から有名大学現役合格・ケンブリッジ大学大学院進学~会社経営、ベストセラー作家へと、人生の大転換を成功させた若きカリスマ・塚本亮が、自身を変えた段取り術を10回にわたりご紹介いたします。4回目の今回は、段取りがうまくいかなくなる一番の原因と解決法について著書『ケンブリッジ式1分間段取り術』より紹介します。

頭の中をできるだけ空っぽにする

段取りがうまくいかなくなる一番の原因は、自分自身の混乱です。頭の中であれこれ考えていると、複数のタスクの優先順位・作業の手順をつかみきれなくなってくるのは当然のことですね。

なので、まずは頭の中をすっきりと整理することから始めましょう!

そもそも段取りがうまくできない、バタバタとしている割には効率が悪い人の特徴として、
頭の中で段取りを考えようとしてしまう、ということが挙げられます。

もちろん、よほど簡単なものや、もうなんども繰り返して慣れている仕事の段取りであれば、
頭の中であれこれ考えるだけでもスムーズにまとまるでしょう。
しかし、今は次から次へとやらなければいけないことが降ってくるような時代です。
それを全て頭の中で処理しようとすると、「あ、あれを忘れてた!」という事態を招きかねません。
これでは上司や取引先の信用を失うことにつながってしまいますよね。

さらに「アレもやらなきゃ、コレもやらなきゃ」という状況だと、脳のパフォーマンスが落ちます。
脳のワーキングメモリに負荷がかかりすぎて、ダウンしてしまうのです。

会議の資料作りをしていたら、FAXで案内状を送らないといけないことを思い出し、そっちに気を取られているうちに資料作りのアイデアが頭から消えてしまって「さっき何か書こうと思っていたのに・・・・・・」ということになってしまいます。

パソコンやスマホでも同じですよね。たくさんのアプリを同時に開いたりしていたら、負荷がかかりすぎてダウンしてしまったり、処理速度が低下してしまったりします。これだとやらなきゃいけないことを進めるだけの余裕がない状況です。

これって、小学生がまだそれほど計算が上手ではないのに、筆算をせずに答えをうんうん考えて計算ミスするのと変わりませんよね。「書き出せば早いのに」って思いませんか。

頭のなかを空っぽにして、脳への負荷を減らしましょう。
頭よりも手を動かせばいいのです。

やることも思いついたアイデアも、全部すぐに書き出してみましょう。書き出しておけば、一つのタスクが終わった段階で、また他のタスクについて考えることができるので、一つのタスクに集中することができ、迷いなく行動を起こせます。

書類を作っているときに上司から頼まれごとをしたら、それをすぐにメモする。もし書類作成を中断して、そちらを優先しなければいけないのならば、書類作成のアイデアなどを書き出しておく。そうすれば、あとでバタバタしなくてもすむようになります。

段取り力の高い人は自分の記憶をあてにしていません。私たちはAIやロボットではありませんし、ミスをする生き物だからです。ミスをすることが悪いのではなくて、ミスが起こらないような仕組みを持っていないことが問題なのだと考えているからこそ、忘れないようになんでも書き出します。

段取りがうまくできない人は、ここで自分の記憶力を過信してしまって、
うっかりミスを繰り返してしまいます。

ですから、私は常にペンとメモを携帯しています。誰かから入ってきた依頼や、思いついた仕事のアイデアなどは、その場で全部書き出しています。そうすることで、確実にやるべきことをやり遂げることができますし、その小さな積み重ねが信用につながります。アイデアをその場で逃さないようにすることで、ちょっとしたアイデアが大きなチャンスを生み出すことにもつながるかもしれません。

「アレもやらなきゃ、コレもやらなきゃ」となってしまうことが多い人は、脳の整理能力が低いのではなく、単純にそれを頭の中で処理しようとすることに問題があるだけです。

段取りを考えるときも、ゴールまでのステップを頭の中で考えるのではなく、全て書き出してみるのです。そうすることで、本当にその順番でステップを進んでいけば、ゴールまで確実に、そして効率良くたどり着けるかを把握することができます。

やることを全部書き出して、頭から取り出しましょう。脳にスペースもできて、余裕を持って考えやすくなるはずです。

~Organize your thoughts~ 頭の中を整理する


そして、さらに踏み込んで「脳」のメカニズムを理解した行動を心がけることも、
効率のよい行動には不可欠です。その方法を下記にご紹介いたします。

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塚本 亮

新生活がスタートする季節、新社会人になった方・新しい職場になった方も多くいらっしゃるのではないでしょうか? さまざまなタスクを手際よくこなし、評価と達成感を勝ち取りたいと思わない人はいないでしょう。そのために必要なのが、筋道の通った段...もっと読む

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C0RU0q8SYYMUtpQ #SmartNews これに尽きる https://t.co/cvsqPvgyoM 約1ヶ月前 replyretweetfavorite

asapublishing 【連載中】「#cakes」様にて、『#ケンブリッジ式1分間段取り術/#塚本亮 』が4回目のご紹介。 #段取り #仕事術 #段取り術 https://t.co/INj3PVhwpD 約1ヶ月前 replyretweetfavorite