デジタル整理法】フォルダは3階層以内にまとめる

紛失、ダブルブッキング、確認漏れ……こうしたミスは「気をつけよう」と思うだけでは絶対になくなりません。ミスをなくすためには、「仕組み」を取り入れるべきなのです。好評発売中の書籍『ミスよけ大全』より、明日からすぐ使える「ミスよけ=失敗を予防するちょっとした仕組み」を紹介! 今回は、「フォルダ迷子」にならないためのPC整理法をお教えします。

ミスよけ1 メールの「バックアップ」を取る

ある調査では、ビジネスパーソンが1日に受信しているメールの数は平均39通にものぼるという結果が出ています。これだけのメールが毎日押し寄せてくるわけですから、受信フォルダにはものすごい量のメールが保存されているでしょう。

定期的に溜まったメールを削除しているという人もいると思いますが、私はできる限りメールは保存しておくべきだと考えています。なぜなら、取っておいたメールが思わぬところで役に立つことがあるからです。

ビジネスでは、数年間まったく連絡を取り合っていなかった相手と、再び取引することになったりします。そんなとき、昔やり取りしたメールが残っていれば、当時の契約内容などが確認でき、スムーズに取引を始めることができます。メールは、さまざまな情報が詰まった宝の山なのです。

メールボックスには保管しない

とはいえ、メールボックス内に保管しておくと、データ量が大きくなりすぎて、送受信がうまくいかなくなるなど、トラブルが生じる可能性があります。

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ミスよけ大全

中島孝志

「物をよくなくす・忘れる」「遅刻をしてしまう」「話したつもり・聞いたつもりが多い」……。そんな失敗はすべて“簡単に”解決できます! 『ミスよけ大全』の著者中島孝志さんが、明日からすぐ使える「ミスをなくすちょっとした仕組み」を紹介。読む...もっと読む

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