時間管理】予定は「未定・仮定・確定」の3段階で立てる

紛失、ダブルブッキング、確認漏れ……こうしたミスは「気をつけよう」と思うだけでは絶対になくなりません。ミスをなくすためには、「仕組み」を取り入れるべきなのです。好評発売中の書籍『ミスよけ大全』より、明日からすぐ使える「ミスよけ=失敗を予防するちょっとした仕組み」を紹介! 今回は、遅刻やダブルブッキングなどをなくせるスケジュールのコツをお教えします。

ミスよけ1 予定は「未定・仮定・確定」の3段階で立てる

 予定はすべてが確定しているわけではありません。「返事待ち」だったり「調整中」だったりします。仮押さえになっているものもスケジュールにしっかり書き込んでおかないと、ダブルブッキングをしてしまう可能性があります。

予定には、「未定」「仮定」「確定」の3段階があります。

「未定」は月単位、週単位で相手に希望を聞いている状態、「仮定」は候補日を絞り込んで相手に選んでもらっている状態、「確定」はアポイントが取れた状態です。

ミスが起きるのは、未定と仮定の予定を失念したときです。仮押さえになっていることをすっかり忘れてほかの予定を入れてしまうのです。

▶︎「未定」と「仮定」もスケジュールに入れる  

2~3日後の予定くらいなら覚えられますが、1カ月後、半年後となると管理しきれません。なので、未定と仮定もしっかりスケジュールに記入しておくようにしましょう。

ただし、ただ記入するだけでは、仮押さえなのか確定なのかが判断できないので、段階ごとに「色分け」します。

たとえば、「確定」は黒、「未定」は赤、「仮定」は青と決めます。このように色で区別し、段階が進むごとにどんどん色を変えていくのです。手帳の場合は3色ボールペンで書けばいいですし、スケジュール管理アプリやソフトを使う場合には、予定ごとの色分け機能がついているものを選ぶといいでしょう。


ミスよけ2 「30分単位」でスケジュールを組む

時間のロスはかなり手痛いミスです。ほかのミスは取り返すことができるものもありますが、時間だけは取り戻せないからです。

時間のロスをなくすために、細かくスケジューリングすることを習慣化しましょう。効果的なのは、30分刻みで予定を立てるようにすることです。

打ち合わせの予定を立てるときに1時間刻みで時間を設定する人が少なくありません。しかし、すべての打ち合わせに1時間以上必要なわけではないでしょう。簡単な経過報告であれば、30分程度で済んでしまうはずです。

話すべき内容はすべて伝えてしまったのに、打ち合わせは1時間の予定になっているから、残りの時間は雑談でつなぐ。そんなことをしていては時間の無駄です。最初から30分でアポイントを取ればいいのです。

▶︎相手にも「時間を大切にさせる」

こちらが時間を大切にすれば、相手もそうします。「この人は細かく時間を区切りたい人なんだな」と思ってもらえば、相手も30分刻みの時間で提案してくれるようになります。

打ち合わせに限らず、会議やプレゼンテーション、報告会など、さまざまな予定を「本当にその時間が必要なのか」という視点で見直して、必要最低限の時間でスケジュールを組むようにしてください。


ミスよけ3 Googleカレンダーで「一元管理」する

私のスケジュールはすべて「Googleカレンダー」で管理しています。PCとスマートフォンで同期させているので、どちらかにスケジュールを入れれば、もう片方でも確認できます。

かつては手帳などで管理していましたが、これがかなり大変でした。スケジュールが決まると手帳に書き込み、みなに見えるように壁掛けカレンダーにも記入。さらには卓上カレンダーにまで書き込んでいたのです。何か変更があればすべてを書き直さなければならないわけです。こんな面倒な状態から解放されたいと思い、「1回」で済む方法はないかと探した結果、出合ったのがGoogleカレンダーでした。

一元管理ほど便利な方法はありません。時間も短縮できますし、何よりミスが発生しません。手帳やカレンダーなど複数の手段で管理していると、予定を見落とす可能性があります。

たとえば、壁掛けカレンダーは常に目の前にあるので目立ちます。それを見て「今日は完全にオフなのか。何をして過ごそうかな」などと考えながら、何の気なしに開いた手帳には「午後1時から打ち合わせ」とはっきり書いてあるのです。これは手帳に書いた予定をカレンダーにも書き込んでおかなかったことによるミスです。

▶︎「一元管理」でリスクを減らす

Googleカレンダーを使えば、予定を常に一元管理できます。「変更し忘れていないだろうか」と疑う必要もありません。これだけでも精神的に楽です。

出張中にアポイントのキャンセル連絡が来れば、すぐにスマートフォンで予定を削除します。もちろん、PCのカレンダーにも反映されています。あれもこれもあるから混乱してしまうのです。「これしかない!」という状況をつくり出せばミスは起きません。

Googleカレンダーには登録した予定の時間が近づくと、アラートが表示される機能があります。目の前の仕事に没頭していると、次の予定のことを忘れてしまうことがありますが、それを防いでくれる便利な機能です。

カレンダーの表示についても年単位、月単位、週単位、4日単位、1日単位とクリック一つで好きな画面を選べます。私は書き込むときは週単位、チェックするときは月単位の表示にしています。

ほかにも「拡張機能」を使うことで、「次の予定までの残り時間の確認」や「文字色と背景色の変更」など、カスタマイズができるので、自分にとっていちばん使いやすいカレンダーになるよう、いろいろと試してみましょう。

次回「予定と予定の間は『バッファ』をとる」は、10月15日月曜更新!

読んですぐ、今日から使える!「ミスをなくす仕組み」が満載!

この連載について

ミスよけ大全

中島孝志

「物をよくなくす・忘れる」「遅刻をしてしまう」「話したつもり・聞いたつもりが多い」……。そんな失敗はすべて“簡単に”解決できます! 『ミスよけ大全』の著者中島孝志さんが、明日からすぐ使える「ミスをなくすちょっとした仕組み」を紹介。読む...もっと読む

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コメント

yriica このcakesの記事読んで、「未定」「仮定」のラベルを追加してみた。これでもっとミスよけできるようになりたいな。 2年弱前 replyretweetfavorite